试论档案工作中的保密

张智涛


一、做好档案保管过程中的保密工作

　　一　档案库房管理中的保密工作

　　档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二　绝密档案的管理和保密

　　绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。
　　１、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。
　　２、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”?储存在头脑中　秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
　　３、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

三　做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

　　确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机密级事项不超过２０年，秘密级事项不超过１０年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

四　档案管理人员的职责

　　档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

五　档案涉密情况的变化

　　档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化?原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了。　；三是保密时限的变化。原馆?室　所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，５０年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

六　做好档案密级的调整工作

　　１、要贯彻落实《保密法》以及１９９１年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
　　２、要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：?１　建立划定密期制度，以便届满自行解密；?２　建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆?室　，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；?３　建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。
　　３、要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以１９９１年贯彻国档发２８号文件实施馆?室　藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。

二、做好档案利用过程中的保密工作

　　一　做好档案利用中的监督工作

　　档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
　　１、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
　　２、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
　　３、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

二　正确处理好档案保密与利用的关系

　　保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

三　进一步做好档案开放中的保密工作
海南省海口市人民政府


海口市扶持高新技术产业发展若干规定

（政府令58号）

海口市扶持高新技术产业发展若干规定》已经2005年12月15日市人民政府十三届第五十次政府常务会审议通过，现予发布。自2006年7月1日起施行。

市

市长：陈辞

二○○六年五月十三日



海口市扶持高新技术产业发展若干规定


第一章 总则

第一条 为鼓励和扶持本市高新技术产业的发展，根据《中华人民共和国科技进步法》、《中华人民共和国促进科技成果转化法》和《海南省促进科学技术进步条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本规定。

第二条 本规定适用于经科技行政主管部门认定并在本市注册登记的高新技术企业及其项目。

企业享受本规定及其它扶持专门产业的优惠政策，按照就高原则择一享受。

第三条 本规定所称高新技术主要包括：

（一）电子与信息技术；

（二）生物工程技术和新医药技术；

（三）新材料技术及应用技术；

（四）先进制造技术；

（五）航空航天技术；

（六）现代农业技术；

（七）新能源与高效节能技术；

（八）环境保护技术；

（九）海洋工程技术；

（十）核应用技术；

（十一）其它在传统产业改造中应用的新工艺、新技术。

第四条 市政府对电子信息、生物工程、医药、海洋开发、汽车制造和油汽化工等高新技术领域给予重点扶持。

市政府加大对科技的投入和对高新技术产业的扶持力度，通过财政专项资金资助、科技风险投资、投融资担保、降低登记注册门槛以及建立高新技术产业孵化器等形式，支持高新技术企业及其项目，鼓励自主创新，培育具有自主知识产权的高新技术及其产品。

第五条 实行高新技术企业和项目认定考核制度。经认定的高新技术企业和项目应当向社会公告。

第二章 登记注册

第六条 工商行政主管部门在办理科技型企业登记时，除国家法律、法规规定应当进行专项审批的经营项目外，不再审核具体经营项目，企业可以自主选择经营项目，开展经营活动。　

申请人在登记注册时，申请工商行政主管部门核定具体经营项目的，工商行政主管机关应当受理，并按照有关规定予以核定后在《营业执照》上注明。

第七条 科技型企业的注册资本最低为人民币3万元。企业经营项目跨两个以上行业的，其注册资本应与经营规模相适应，企业注册资本可依照规定在3年内缴足。法律、行政法规对特殊行业的公司最低注册资本另有规定的，从其规定。

第八条 以高新技术成果向有限责任公司或非公司制企业出资入股的，高新技术成果的作价金额可达到公司或企业注册资本的70%，另有约定的除外。

具有管理才能、技术特长或者专利成果的个人，可以人力资源、智力成果作价投资入股，最高可达注册资本的20%，单位与个人另有约定的，从其约定。

企业注册资本中以高新技术成果或人力资源、智力成果作价出资的，应由评估机构予以评估作价；但经全体股东协议认可并提供担保证明的，可免予评估。全体股东对未经评估的高新技术成果和人力资源、智力成果的作价资本，应当做出承担连带责任的书面承诺。　

第三章 鼓励扶持

第九条 设立海口市高新技术产业发展专项资金（以下简称"专项资金"）。市财政部门根据财力安排一定的资金，专门用于扶持经认定的高新技术企业和项目。对具有自主知识产权和市场竞争力强的予以优先支持。

市科技行政主管部门于每年年初提出上一年度本市高新技术企业和项目享受专项资金补贴的经费预算，经市财政部门审核后列入年度预算。

第十条 高新技术项目，自认定之日起3年内，所缴纳营业税、企业所得税、增值税的市级留成部分，由财政从专项资金中给予100%的支持，之后5年减半支持。

对前款财政安排的专项资金，80%用于相关企业的技术创新，20%用于设立市科技风险投资资金集中使用。　

第十一条 高新技术企业研制开发新技术、新产品、新工艺当年所发生的技术开发费用不受比例限制，计入管理费用；企业为开发新技术、研制新产品所购置的试制用关键设备、测试仪器，单台价值在10万元以下的可一次或分次摊入管理费用，其中达到固定资产标准的应单独管理，不再提取折旧。

第十二条 凡具备专利申请条件，适合用专利加以保护的高新技术项目，应及时申请专利。

对在本市提出的专利申请，市政府按照《海口市专利资助管理暂行办法》规定的标准从科技经费中给予资助。专利权转让方或实施许可方，可从其收入中纳税后提取不少于20%奖励给职务发明的发明人或者设计人，并可计入管理费用；对其奖励所缴纳的个人所得税市级留成部分，由财政从专项资金中给予100%的扶持。

第十三条 对获得国家科技型中小企业技术创新基金资助的项目，经市科技行政主管部门核定，由财政从专项资金中给予不少于国家资助金额30%的资助，并向社会公告。　

第十四条 设立海口市科技风险投资资金。市政府每年根据财力安排科技风险投资资金，用于引导国内外组织和个人在本市设立科技风险投资机构或直接投资于高新技术项目。

科技风险投资机构对高新技术企业和项目投资超过当年投资总额70%的，经市科技行政主管部门核定，其当年缴纳所得税市级留成部分的50%，由财政从专项资金中给予支持。

建立科技风险投资项目评估机制。凡由市科技风险投资资金参与风险投资的高新技术项目，应当由具有国际资质的评估机构进行评估，经市科技行政主管部门审定后向社会公告。

建立科技风险投资的退出机制。对高新技术项目的风险投资可以依法通过企业购并、股权转让、股票上市等方式收回投资，获得收益。

第十五条　鼓励国内外企业和其他组织在本市设立信用担保机构，为高新技术企业提供以融资担保为主的信用担保。

信用担保机构积极拓展中小型科技企业的担保业务，担保资金向高新技术企业和项目倾斜，支持符合产业政策、市场前景好、具有良好还贷能力的高新技术企业和项目。

第十六条 鼓励发展科技中介服务机构，为高新技术企业提供多样化的科技成果转化服务。对促进科技成果转化和发展高新技术产业有重大贡献的科技中介服务机构，经市科技行政主管部门核定后，当年缴纳所得税地方收入部分的50%，由财政从专项资金中给予支持。　

第十七条 建立海口高新技术产业孵化器。市政府从科技经费中安排支持孵化器建设和发展的引导资金。鼓励国内外企业、高校、科研院所、行业协会及其它投资主体参与建设高新技术产业孵化器，促进各类孵化器的互动发展。

前款所称高新技术企业孵化器是指为培育初创期高新技术企业，加速科技成果转化，而提供场地、仪器设备、资金以及技术、信息、营销、咨询服务的经济实体。

第十八条 鼓励各类科技人才到本市创业。

境外科技人员以及出国留学人员在本市创办的高新技术企业，享受本市的各项优惠政策。

有关部门应当对在本市工作的境外科技人员、出国留学人员的合法出入境及个人合法收入汇兑提供帮助，保证其合法出入境自由和个人合法收入汇出自由。

第十九条 本市企事业单位的专业人才在完成本职工作，不损害本单位利益的前提下，可以兼职创办高新技术企业，或者从事技术创新和科技成果转化及服务工作。

第二十条 以高新技术成果、人力资源或智力成果作为股权投资的人员，对其股权收益所缴纳的个人所得税市级留成部分，五年内由财政从专项资金中给予100%的扶持。

本市科技人员所获得的各类科技奖励，经市科技行政主管部门核定，对其所缴纳的个人所得税市级留成部分，由财政从专项资金中给予100%的扶持。

第二十一条 有关部门应当凭市人事组织部门出具的引进优秀人才确认证明办理相关优惠待遇手续。

第四章 附则

第二十二条 本规定具体应用中的问题由市科技行政主管部门负责解释。

第二十三条 本规定自2006年7月1日起施行。